Projektmanagement im Zeitalter der DSGVO

DSGVO – Fluch oder Segen? Auf jeden Fall fünf Buchstaben, die uns in den letzten Monaten sowohl beruflich als auch privat auf Trab gehalten haben. Ziel der Datenschutzgrundverordnung ist es, in allen europäischen Mitgliedsstaaten ein einheitliches, gleich hohes Datenschutzniveau sicherzustellen. Doch wie funktioniert die Umstellung und Anpassung an die neuen rechtlichen Vorgaben innerhalb eines internationalen Projektes?

 

Diese Frage stellte uns ein Kunde in Bezug auf sein über mehrere Jahre gewachsenes, internationales Projekt, dessen Hauptfokus bisher auf Leadgenerierung lag. Die Herausforderung: Die hohe Komplexität des bestehenden Projektes. Zum einen aufgrund der großen Anzahl der Projektbeteiligten und verwendeten Tools zur Leadgenerierung. Zum anderen müssen durch den internationalen Sachverhalt weitere rechtliche Aspekte berücksichtigt werden. So finden die vielfältigen Events und Aktionen des Projektes in Urlaubsdestinationen und diversen EU- und Nicht-EU-Ländern statt.

 

Für den Kunden steht die Sicherstellung der DSGVO Anforderungen im Vordergrund. Vorgaben für die Realisierung dieses Teilprojektes sind die Beibehaltung der hohen Qualität und die Wahl eines ressourcenschonenden Ansatzes. Um einen Überblick über das bereits bestehende Leadgenerierungs-Projekt und Struktur für das durch die DSGVO entstandene Teilprojekt zu bekommen, schafft ein phasenweises Vorgehen unter Zuhilfenahme diverser Methoden des Projektmanagements die perfekte Basis. Fokus dieses Beitrages sind die einzelnen Phasen und damit der Lösungsansatz des vorgestellten Teilprojektes.

 

 

 

Projektmanagement: Die vier Phasen

 

 

Projektmanagement Phase 1: Initiierung

Die Initiierungsphase dient der Projektvorbereitung. Schwerpunkt ist die konkrete Definition der anfänglichen Fragestellung bzw. des Kernproblems. Dabei wird der Ist-Zustand skizziert und der zu erreichende Soll-Zustand festgelegt. Darauf basierend erfolgt die konkrete Zieldefinition des Projektes unter Anwendung der SMART Regel. Ein Ziel muss nach dieser Regel

• Spezifisch
• Messbar
• Erreichbar
• Realistisch
• Terminiert

sein.

 

In unserem Beispielprojekt bilden gezielte Gespräche mit dem Auftraggeber die Basis. Neben der allgemeinen, kontinuierlichen Steigerung der Brand Awareness steht die Leadgenerierung im Vordergrund. Entscheidend hierbei ist die Tatsache, dass nicht alle verwendeten Tools DSGVO konform sind (Ist). Um sie weiterhin zur Leadgenerierung nutzen zu können, ist daher eine Anpassung an die DSGVO und Sicherstellen der Konformität notwendig (Soll).

 

Das Hauptziel:

Bis zur Wiederaufnahme des Projektes (terminiert) sind die Top 5 der Tools (messbar) durch die Umsetzung rechtlich notwendiger Maßnahmen (spezifisch) wieder einsatzbereit (Gesamtziel ist realistisch und attraktiv).

Nachdem die Eckdaten des Auftrages zum Ende der Phase bekannt sind, geht es in einem zweiten Step um die Konkretitisierung.

 

 

 

Projektmanagement Phase 2: Abgrenzung

In der Abgrenzungs-Phase wird definiert, in welcher Art und Weise das vorab formulierte Vorhaben realisiert werden soll und welche Detailanforderungen erfüllt werden müssen. Der detaillierte Überblick zielt auf präzise Zielsetzungen und einen finalen Projektplan ab.

 

Ist-Analyse

Welche Aspekte des Projektes analysiert werden müssen wird durch die einzelnen Bestandteile aus denen das Hauptziel besteht, bestimmt. Im konkreten Beispiel:

 

„rechtlich notwendige Maßnahmen“

Um zu beantworten welche Maßnahmen rechlich relevant und notwendig sind musste zunächst das komplexe Projektes mit seinen Besonderheiten und Verwebungen volllständig verstanden werden. Die hier verwendete Methodik für die Ist-Analyse eine Kombination aus Dokumentation und der Befragung aller Projektbeteiligten. Bei der Dokumentation wurden alle vorhandenen Unterlagen geprüft, Tools selbst getestet und diverse Events zur Status-Aufnahme besucht. Die Befragung der Projektbeteiligten konzentrierte sich hauptsächlich auf gezielte Fragestellungen per E-Mail, um die Ergebnisse der Dokumentation zu ergänzen. Am Ende lag somit eine grobe Übersicht der Situation und somit die Basis für die Detailanalyse je Tool vor. (siehe Abbilung)

 

 

Projektmanagement: Komplexität & Internationalität

 

Für die noch detailliertere Analyse je Tool wurde eine Kombination aus Excel-Listen und grafischen Darstelllungen genutzt. So konnte jeder mögliche Weg, den die einmal eingegebenen Daten eines Interessenten gegangen sind, schlüssig nachvollzogen werden. Darüber hinaus war ersichtlich, welche Parteien auf diesem Weg involviert waren, welche DSGVO Bestimmungen bereits erfüllt wurden und welche noch nicht.

 

„die Top 5 der Tools“

Die numerische Eingrenzung „Top 5“, bewirkt, dass eine Analyse der Tools bezüglich ihrer aktuellen und eine Prognose der künftigen Performance durchgeführt wurde. Denn nur so konnte später bewertet werden, welche Tools die fürs Projekt entscheidenden sind.

 

„wieder einsatzbereit“

Durch diese Formulierung ist bewußt Spielraum gelassen worden, wie das Projekt weiterhin sinnvoll bestehen bleiben kann. Einsatzbereit muss nicht zwingend bedeuten, dass jedes Tool weiterhin zur Leadgenerierung genutzt werden muss. Denn die Nutzung zum Zweck der Leadgenerierung kann nach Inkrafttreten der DSVO teilweise aufwändige Neu-Programmierungen der Software und Anpassungen der Dokumente nach sich ziehen. Eine Einsatzbereitschaft kann auch sichergestellt werden indem man ausgewählteTools lediglich zur Steigerung der Brand Awareness nutzt und somit den Anpassungsaufwand sehr gering hält. Der ursprüngliche Zweck des Tools Daten zu erheben wird dann in den der Steigerung der Brand Awareness umgewandelt. Als Entscheidungsgrundlage diente an dieser Stelle eine detaillierte Kosten-Nutzen Analyse.

 

 

Soll-Konzept

Durch die Ist-Analyse gefundene Schwachstellen werden bei der Soll-Konzeption betrachtet und es werden Lösungen unter Zuhilfenahme verschiedener Modelle erarbeitet. Auch im konkreten Kundenbeispiel wurde der Soll-Zustand aus den vorbereitetenden Analysen abgeleitet.Die Performance-Betrachtung führte zur finalen Sortierung der Tools nach Relevanz. Die Nutzung der Datenflussdiagramme der Top 5 Tools machte die Abweichungen zur rechtlich neuen Situation deutlich. Aufgrund der detaillierten Vorarbeit aus der Ist-Analyse konnten somit zeitnah konkrete Maßnahmen abgestimmt werden.

 

 

Planung

Wenn geklärt ist, was erreicht werden soll und dass dies auch nach aktuellstem Wissenstand erreichbar ist, muss detailliert geplant werden. Der Projektplan stellt die Grundlage für die Phase 3, die Umsetzung des Projektes, dar. Es gibt viele unterschiedliche Arten von Projektplänen. Je nach Art und Umfang des Projektes sollte man den dafür passenden Plan und angemessenen Planungsaufwand wählen. Wichtige Bestandteile wie Zusammenfassung und Beschreibung der gewünschten Ergebnisse, Auflistung aller Aufgaben, Benennung der verantwortlichen Personen, Deadlines bzw. Zeitvorgaben sind dabei elementar. Gerade in unserem Beispielprojekt ist die richtige Balance zwischen Aufwand und benötigtem Detailgrad entscheidend.

 

 

 

 

Projektmanagement Phase 3: Umsetzung

In dieser Phase gilt es, die geplanten Aufgaben in die Tat umzusetzen. Der Plan aus Phase 2 ist in dieser Phase ständiger Begleiter. Die erbrachte Leistung und der Plan werden kontinuierlich miteinander verglichen und die Projektbeteiligten auf dem Laufenden gehalten.  Für die auftretenden Schwierigkeiten müssen Lösungen gefunden und Teilziele eventuell neu formuliert werden.

 

 

 

 

Projektmanagement Phase 4: Abschluss

Alle Aufgaben sind beendet? Nach meist vielen Stunden ist er dann endlich da: Der Projekt-Abschluss. Hier erfolgen die Abnahme des Auftraggebers und eine Abschlussbewertung. In unserem konkreten Fall steht die abschließende Bewertung noch aus. Die ersten Erkenntnisse und Erfahrungsberichte lassen jedoch einen positiven Abschluss des Projektes sehr wahrscheinlich erscheinen.

 

 

 

 

Fazit

Privatpersonen profitieren sicherlich von der Vereinheitlichung und dem gewissenhafteren Umgang mit ihren persönlichen Daten. Für viele Projektsituationen unserer Kunden heißt die Antwort auf die Frage, ob DSGVO Fluch oder Segen ist jedoch eindeutig: Fluch. Im konkreten Fall der internationalen, komplexen Projektsituation erzeugte die Umsetzung der DSGVO eindeutig auch Vorteile. Das angestoßene Teilprojekt zwang die Projektbeteiligten, Bereiche des schon lange etablierten Projektes auf den Prüfstand zu stellen. Die Ist-Analyse fungierte als eine Art Inventur. Durch ein methodisch sinnvolles Vorgehen wurde das bereits lange etablierte Projekt nochmals neu beleuchtet und betrachtet. Auch wenn ein immenser Arbeitsaufwand damit verbunden war, wurde in erster Linie mehr Transparenz geschaffen. Vor allem die geschärfte Sensibilität für eine dezidierte Kosten-Nutzen-Betrachtung kann zukünftig eine Kostenersparnis bedeuten. Die Zukunft wird nun zeigen, in welchen Bereichen ebenfalls positive Auswirkungen entstanden sind. Ob die mehr oder weniger unfreiwillige Überarbeitung des Projektes nicht zu guter Letzt zu einem viel moderneren, zeitgemäßeren Ansatz geführt hat, um Kunden für das eigene Produkt zu begeistern und zu gewinnen. Demnach wär die DSGVO im beschriebenen Fall überraschenderweise als Segen einzustufen.