PRINCE2® Projektmanagement: Tipps aus der Praxis

Je nach Komplexität erfordern Projekte viel Absprachen, Vor- und Zusammenarbeit – oft bereits intern. Arbeiten mehrere Firmen zusammen, lässt sich das Chaos an Anforderungen, die Zuständigkeiten und die Aufteilung der Ressourcen kaum noch koordinieren. Dieses Durcheinander zu ordnen und die Ressourcen zu arrangieren ist Aufgabe des Projektmanagements – doch hier fängt die Herausforderung bereits vor dem Start an: Welche Methode eignet sich? Wie wird kommuniziert und welche Besonderheiten müssen je nach Projektart berücksichtigt werden?

 

Anfang August hat der Großteil unserer V11-Experten ihre PRINCE2® Projektmanagement (Projects in Controlled Environments) Schulung abgeschlossen, darunter sowohl Projektleiter als auch -mitarbeiter. Einen Monat nach der Zertifizierung konnte die Management-Methode bereits in Projekte eingebunden und die ersten Praxiserfahrungen gesammelt werden.

 

In einem Beispielprojekt lautete die Zielsetzung: „Die Kunden sollen reibungslos die Funktionen über das Portal hinaus benutzen können.“ Dabei waren vier Parteien Teil des Projektteams: Zwei Unternehmen aus verschiedenen Branchen als Auftraggeber, die das Projekt gemeinsam in die Wege geleitet haben sowie zwei Testmanagement Teams, die für die Qualitätssicherung zuständig waren. Die verschiedenen Anforderungen der beiden Auftraggeber in Einklang zu bringen und gleichzeitig das Testmanagement auf zwei unabhängig agierende Dienstleister zu verteilen, stellte aufgrund der Komplexität des Projekts eine große Herausforderung dar. Zudem war der finale Funktionsumfang anfangs noch umstritten und es fehlte eine klare Anforderungsdokumentation, was den Start zusätzlich verkomplizierte. Wie konnte so ein Projekt trotzdem erfolgreich sein? Um die Anforderungen zu ordnen und die Aufgabenverteilung zu organisieren dienten als Orientierungsgrundlage die drei – je 7-Punkte umfassenden – Säulen vom PRINCE2® Projektmanagement:

Quelle: Vision11 nach PRINCE2®

Diese Prinzipien, Themen und Phasen liegen nahezu jedem Projekt zugrunde. Wie damit in der Praxis umgegangen wird, entscheidet oft zwischen Erfolg und Misserfolg. Wer auf sämtliche Punkte achtet, stellt in den meisten Fällen einen harmonischen Projektverlauf sowie ein erfolgreichen -abschluss sicher.

 

Vor dem Projektstart wurden daher alle PRINCE2® Projektmanagement Inhalte (Grundprinzipien, Themen und Phasen) auf das Projekt übertragen, mit sämtlichen Teilnehmern analysiert und daraufhin offene Fragen hinsichtlich der Anwendung geklärt. Anschließend lag ein einheitliches Verständnis sowie ein Grundkonzept vor, das unter allen Projektteilnehmern kommuniziert wurde. Da hinsichtlich des konkreten Zielbilds sowie in der expliziten Zuweisung der Arbeitspakete jedoch weiterhin teils Missverständnisse und Unklarheiten auftraten, hat sich im weiteren Projektverlauf aus dem ursprünglichen Katalog eine Top-5-Liste herauskristallisiert, die in späteren Phasen besonderer Aufmerksamkeit bedurfte:

1. Richtige Methodik auswählen
2. Vorsicht, Änderungen
3. Keine Angst vor Konflikten
4. Verantwortungen klar definieren
5. Lessons Learned erfassen

 

Diese fünf Teilbereiche werden zwar oft theoretisch behandelt, jedoch fällt es Projektteilnehmern immer wieder schwer, die bekannten Umgangsformen zur richtigen Zeit auch entsprechend anzuwenden. Aus diesem Grund wollen wir hier noch einmal etwas spezifischer darauf eingehen:

Richtige Methodik auswählen

Das Gefühl beim Auswählen einer Projektmethode ist ähnlich wie das Einkaufen in einem Supermarkt: Tausende Möglichkeiten zur Wahl, ob klassisch oder agil, SCRUM oder PRINCE2®… Aber welche ist die richtige, bzw. lassen sich auch sinnvolle Aspekte verschiedener Methoden kombinieren? Die Projektmethode gibt in den meisten Fällen einen Rahmen vor, ohne den die Gefahr besteht, dass die Vertragspartner unterschiedliche Vorstellungen haben, in welchen Schritten ein Projekt ablaufen soll und welcher Vertragspartner dabei für anfallende Tätigkeiten die Verantwortung zu tragen hat. Grundsätzlich gilt zu beachten, dass die Managementmethode zur Projektart und dem -umfeld passen sollte. Auch wenn es für viele Projekttypen bereits angepasste Modelle gibt: Die eine perfekte Methode gibt es nicht. Daher können ggf. einzelne Elemente nach einer ausführlichen Analyse ausgetauscht bzw. abgewandelt werden, sollte sich dadurch die Effizienz und Qualität des Projekts steigern lassen. „Anpassen an die Projektumgebung“ lautet hier die Devise.

 

 

Vorsicht, Änderungen

In Projekten passieren immer unvorhergesehene Dinge, wie auftretende Änderungswünsche des Auftraggebers oder anderer Projektparteien. Wenn alle Anforderungen zu Beginn geklärt und unverändert bis zum Projektende konstant blieben – das wäre traumhaft.  Leider sieht es in der Realität meist anders aus. Zudem riskieren Änderungswünsche oft hohe Zusatzkosten und Zeitverluste. Auch kleine Abwandlungen, wie z.B. die Veränderung eines Texts auf der Homepage oder eine zusätzliche Seite auf der Webseite können, wenn sie nicht frühzeitig eingeplant wurden, zu Verzögerungen führen.

Sollten Änderungsvorschläge also generell immer abgelehnt oder angenommen werden? Weder noch. Wichtig bei der Entscheidung ist die Transparenz:

 

• Änderungen schriftlich dokumentieren: Von wem kam die Änderung? Was soll geändert werden und zu welchem Zeitpunkt? Aus welchem Grund soll die Änderung durchgeführt werden? Die Quittung der Änderung dient auch als Basis für einen Änderungsantrag.

 

• Auswirkungen der Änderung von allen Parteien durch eine Kosten-Nutzen-Effekt-Analyse einschätzen lassen: Hat die Änderung in einem System Auswirkungen auf andere Funktionen? Wie hoch ist der Aufwand für die Änderungsumsetzung? Gibt es genügend Budget und Ressourcen? Alle Fragen sollten beantwortet sein, bevor die Entscheidung getroffen wird.

 

• Die Entscheidung möglichst gemeinsam treffen: Alle Seiten müssen ein Verständnis über die Änderung gewinnen. Das häufigste Problem bei einer Änderung ist, dass eine Partei den Prozess blockiert, weil sie nicht mit den Auswirkungen einverstanden ist oder damit, diese Änderung durchzuführen. Genau aus diesem Grund soll die Entscheidung möglichst gemeinsam mit allen betroffenen Parteien getroffen werden.

 

 

Keine Angst vor Konflikten

Kaum ein Projekt wird ohne Konflikte auskommen. „Konflikt“ wird dabei fälschlicherweise häufig negativ aufgefasst, obwohl Konflikte tatsächlich Probleme und Risiken, vor allem aber auch Verbesserungspotenziale aufzeigen.

 

Hier gilt: wer die Kunst des Richtigen Umgangs mit Konflikten beherrscht, geht gestärkt daraus hervor.

 

Ein Konflikt tritt immer dann auf, wenn zwei oder mehr Parteien unterschiedlicher Meinung sind. Ein Konflikt bedeutet nicht, dass nur eine Partei Recht hat, ganz im Gegenteil: Bei vielen Konflikten haben mehrere Parteien Recht. Genau deshalb motiviert die beidseitige Lösungsfindung im Konflikt zum oft schwierigen, gleichzeitig aber auch notwendigen Umdenken, um eine geeignete Alternative zu finden, die neben den Projektteilnehmer auch von den Endnutzer positiv aufgefasst wird.

 

Deshalb ist die Regel Nummer 1: Konflikte immer sachlich betrachten und Ruhe bewahren.Mit Emotionen wird das Ganze nur schlimmer.

 

Regel Nummer 2: Ursache des Konfliktes herausfinden. Nur wenn die Ursache des Konflikts bekannt ist, werden Maßnahmen eingeleitet:

 

Regel Nummer 3: Maßnahmen einsetzen: Ein Beispiel hierfür stellt das „Konflikt-Mapping“ dar:  Konfliktparteien werden eingeladen, den Konflikt „aufzumalen“. Diese Visualisierung hilft beiden Parteien dabei, die Konfliktkonstellation zu verstehen und den Charakter sowie die Intensität ihrer Beziehungen möglichst aussagekräftig darzustellen. Das Mapping dient als Veranschaulichung der meist komplexen Akteursbeziehungen und ist ein wichtiger, vorbereitender Schritt im Prozess der Konfliktanalyse. Es ermöglicht, dass sich die Parteien in die gegenüberliegenden Situationen versetzen können und durch die subjektive Neubewertung eine entsprechende Lösung gefunden werden kann.

 

Selbstverständlich kann es auch vorkommen, dass es zwischen den beiden Parteien menschlich nicht passt. In solchen Fällen können entsprechende Maßnahmen wie z.B. Personalwechseln geplant werden; jedoch sollte immer zwischen Objektiven und Subjektiven Konflikten unterschieden werden.

 

 

Verantwortungen klar definieren

Die Verantwortungsdefinition ist bereits in der Projektanfangsphase essenziell. Gerade beim Zusammenführen verschiedener Arbeitspakete oder der Implementierung technischer Schnittstellen von zwei Programmen mangelt es teils am einheitlichen Verständnis der Aufgabenzuweisung. Dies hat zur Folge, dass Ziele womöglich gar nicht oder verspätet umgesetzt werden, da jede Partei denkt, dass die Aufgabe von anderen übernommen wird ODER dass die Projektziele von mehreren Parteien doppelt erledigt werden.

 

Eine klare Kommunikation sowie die gezielte, personenbezogene Ansprache stellen hier eine einfache und effiziente Lösung dar. Eine praktische Methode hierfür sind Projekttools wie z.B. Jira oder Confluence. Hier werden alle Beteiligten mit einbezogen und es lassen sich transparent und für alle ersichtlich Aufgaben an bestimmte Teams oder Einzelpersonen zuweisen. Zudem wird durch die offene Darstellung doppelte Arbeit vermieden, da einzelne Projektschritte und -phasen so klar definiert und abgearbeitet werden können. Das Resultat sind weniger Frust, Ärger und eingesparte, wertvolle Ressourcen.

 

 

Lessons Learned erfassen

Lessons Learned sind gewonnene Erkenntnisse, neues Wissen oder Erfahrungen, die während der Arbeit an einem Projekt entstehen – sowie deren Dokumentation. Lessons Learned können sowohl aus positiven als auch aus negativen Erfahrungen abgeleitet werden. Für Projekte beschreibt das PRINCE2® Projektmanagement eine beispielhafte Vorgehensweise zur Behandlung von Lessons Learned: Diese sollen während der gesamten Projektlaufzeit in einem so genannten Erfahrungsprotokoll (Lessons Learned Log) laufend erfasst werden. Zum Projektabschluss werden sie dann systematisch in einen Erfahrungsbericht (Lessons Learned Report) übertragen.

Lessons Learned ist ein sehr wichtiger Erfolgsfaktor für ein Projekt, der jedoch von den Meisten leider unterschätzt und zu selten sinnvoll angewandt wird.

PRINCE2® Projektmanagement Fazit

Auch wenn das PRINCE2® Projektmanagement keine Universallösung darstellt, ist es doch sehr vielseitig und lässt sich auf verschiedenste Projekttypen anwenden. Projektgruppen, die sämtliche, hier aufgelisteten, potenziellen Stolpersteine beachten und umgehen, haben große Chancen sich viel Ärger, Zeit und Geld im Projektverlauf zu ersparen. Stehen sich die Projektteilnehmer zudem intern unterstützend zur Seite und stellen eine eindeutige sowie zielgerichtete Kommunikation sicher, ist ein positiver Verlauf und erfolgreicher Abgeschluss des Projekts nahezu garantiert.